Algo que no ha cambiado ni siquiera después de Covid-19 en el lugar de trabajo es el ingente número de reuniones a las que los empleados deben asistir semanalmente: más del 85% de su tiempo lo pasan en reuniones. Y lo peor es que la mitad de ellas son improductivas. Sin embargo, algunas empresas están tomando medidas para cambiar esta situación y promueven los días sin reuniones.
¿Por qué son improductivas las reuniones?
- Los empleados se quejan de que las reuniones podrían estar mejor organizadas, se derivan los temas con preguntas complejas, están dominadas por unos pocos empleados o se tratan temas que no son importantes para ellos.
- Cada vez más empleados que trabajan en modo híbrido y remoto se estresan durante las reuniones por cuestiones como la seguridad psicológica, el miedo a hablar en público y a interactuar con un hippo (un líder o una persona de alto potencial).
- Las reuniones distraen y fragmentan el tiempo. Los empleados tienen que dejar lo que están haciendo y enfocarse en una reunión. El «tiempo de cambio», es decir, el tiempo necesario para concentrarse en una tarea tras una interrupción, reduce la productividad de los empleados e interrumpe el flujo. Se tarda al menos 15 minutos en volver a ser productivo tras una distracción.
- Algunos empleados se ven obligados a viajar o ir a la oficina, cambiar sus horarios o cambiar sus prioridades.
Por ello, muchas organizaciones están adoptando días sin reuniones. Los mejores resultados se obtuvieron en empresas con tres días sin reuniones a la semana.
Una investigación publicada por Harvard Business Review encuestó a 76 empresas, con más de 1.000 empleados cada una y operaciones en más de 50 países, que habían introducido de uno a cinco días sin reuniones a la semana (prohibiendo incluso las reuniones individuales) durante los últimos 12 meses.
Independientemente del número de días sin reuniones instituidos, los empleados declararon haber mejorado su autonomía y cooperación y haber disminuido el estrés y la micro-management.
El punto óptimo parece ser la reducción de las reuniones en un 60%, es decir, tres días sin reuniones a la semana. Cuando se redujeron las reuniones, la productividad fue mayor porque los empleados se sintieron más capacitados y autónomos, tenían sus propias listas de tareas y se responsabilizaban de ellas, lo que también aumentó su satisfacción. Los empleados también redujeron el estrés de reunirse con varias personas y mejoraron la colaboración al encontrar mejores formas de conectar cara a cara. Por otro lado, tener muy pocas reuniones reducía la cooperación y el compromiso. Lea el siguiente artículo para saber más sobre cómo reducir el tiempo de reunión.
